Một trợ lý cho mọi phòng ban.
Đọc, phân loại, giao việc và theo dõi yêu cầu ngay trên công cụ công ty đang dùng. Bước lặp lại tự chạy, con người quyết định. Gắn vào email, Zalo và phần mềm sẵn có (kế toán, bán hàng, lưu trữ tài liệu). Không thêm phần mềm mới phải học.
01 · TRỢ LÝ AI CHO DOANH NGHIỆP
AI ĐỀ XUẤT (tóm tắt · gợi ý · điền sẵn)CON NGƯỜI QUYẾT ĐỊNH (duyệt · sửa · từ chối)HỆ THỐNG GHI NHẬN (nhật ký · KPI · báo cáo)
- 6năng lực AI cho công việc giấy tờ hằng ngày
- 3kênh dùng: máy tính, Zalo, trang quản trị
- 3mức tự động, bật dần theo từng bước
- 0chữ ký, quyết định do AI làm thay
02 · MỤC TIÊU
Bốn việc đo được.
- ĐO: SỐ VIỆC TỒN, QUÁ HẠNKhông sót việc
Hộp việc được phân nhóm sẵn; việc nào cũng có người phụ trách, có hạn, được nhắc trước hạn.
- ĐO: THỜI GIAN NHẬN → GIAO VIỆCGiảm việc tay
AI đọc, tóm tắt, tra dữ liệu, điền biểu mẫu; bước lặp lại tự chuyển, tự giao.
- ĐO: THỜI GIAN PHẢN HỒIPhản hồi khách nhanh hơn
Yêu cầu báo giá, đơn hàng, khiếu nại tới đúng người ngay khi đến, không nằm chờ trong hộp thư.
- ĐO: KPI THEO VỊ TRÍMinh bạch, công bằng
Mọi việc có nhật ký; KPI từng vị trí tính từ dữ liệu thật, không nhập tay.
03 · NĂNG LỰC
Sáu việc AI làm hằng ngày.
- 01Tóm tắt email, chứng từ
Yêu cầu gì, ai làm, hạn khi nào.
- 02Gợi ý giao việc
Theo sơ đồ phân công của công ty.
- 03Phân nhóm hộp việc
Cần xử lý · Để biết · Lưu.
- 04Tự chuyển, giao việc
Theo quy tắc ban giám đốc đã duyệt.
- 05Soạn bản nháp
Báo giá, thư trả lời, báo cáo theo mẫu công ty.
- 06Nhật ký, KPI
Nhắc hạn qua Zalo; KPI từ dữ liệu thật.
04 · MỘT YÊU CẦU
Từ lúc nhận đến lúc gửi khách.
CON NGƯỜITRỢ LÝ AITỰ ĐỘNG
- 08:05KHÁCH HÀNGEmail yêu cầu báo giánhư hiện nay
- 08:06TRỢ LÝ AILọc · tóm tắt · gợi ýngười phụ trách, phòng, hạn
- ·TỰ ĐỘNG · NẾU ĐÃ BẬTChuyển trưởng phòng Kinh doanh
- 09:30TRƯỞNG PHÒNGQuyết định, giao việctrên Zalo: sửa hạn 12/11 · OK
- ·TỰ ĐỘNG · NẾU ĐÃ BẬTGiao nhân viên, báo phòng Kỹ thuậttheo bảng phân công · huỷ được
- 14:00TRỢ LÝ AISoạn bản nháp báo giátheo bảng giá và mẫu công ty
- ·NHÂN VIÊNHoàn thiện, trình duyệtZalo nhắc trước hạn 1 ngày
- 12/11BAN GIÁM ĐỐCDuyệt giá, ký, gửi kháchAI không tham gia
05 · MỨC TỰ ĐỘNG
Bật dần, tắt được, có phanh.
- TỰ ĐỘNG
Chuyển yêu cầu đến người phụ trách
Giao phòng chủ trì, phối hợp
- MỘT CHẠM
Giao nhân viên theo bảng phòng
Tạo việc, nhắc hạn, bản tin
- GỢI Ý
Lưu thư, chứng từ để biết
Hướng xử lý, chỉ đạo
- KHÔNG THAM GIA
Duyệt giá, duyệt chi
Ký hợp đồng, gửi khách
PHANH AN TOÀN
- Quy tắc ban giám đốc duyệt
- Bật, tắt từng bước
- Chờ để huỷ
- Báo Zalo trước khi làm
- Dừng khi không chắc
- Bảo mật, khẩn, tin cậy thấp
- Hoàn tác được
- Nhật ký ghi rõ quy tắc
- Kênh chính thức của công ty
- Không dùng tài khoản cá nhân
Ví dụ mô phỏng — mã số, nội dung, khách hàng và đối tác là giả định. Hình ảnh thực tế được cung cấp khi triển khai.
06 · MÀN HÌNH
Hộp việc đã được phân nhóm sẵn.
- Cần xử lýYêu cầu báo giá 40 bộ tủ điện, giao trước 30/11YC-1182 · 10/11/2026 · Khách hàng · email
- Để biếtThông báo điều chỉnh giá vật tư từ 01/12/2026NCC-0457 · 07/11/2026 · Nhà cung cấp
- Có thể lưuSao kê tài khoản định kỳ tháng 10NH-0091 · 06/11/2026 · Ngân hàng
Khách cũ yêu cầu báo giá 40 bộ tủ điện, cần phản hồi trong 2 ngày.
- Phụ trách
- Trưởng phòng Kinh doanh
- Thực hiện
- Nhân viên kinh doanh
- Phối hợp
- Phòng Kỹ thuật
- Hạn
- 12/11/2026
Chỉ đạo gợi ý: Phòng Kinh doanh lập báo giá, Phòng Kỹ thuật xác nhận cấu hình, gửi khách trước ngày 12/11/2026.
Ví dụ mô phỏng — mã số, nội dung, khách hàng và đối tác là giả định. Hình ảnh thực tế được cung cấp khi triển khai.
07 · GIỚI HẠN
Sáu điều AI không làm.
- Không quyết định thay con người
- Không ký, không duyệt chi
- Không đọc tài liệu đánh dấu mật
- Không gửi dữ liệu cá nhân ra ngoài
- Không tự đặt quy tắc
- Không có thao tác ẩn
AN TOÀN DỮ LIỆU
| LỚP 1 | Chặn tài liệu mật hợp đồng, lương, tài liệu đánh dấu mật |
| LỚP 2 | Che dữ liệu cá nhân CCCD · SĐT · email · tài khoản |
| LỚP 3 | Đúng người, đúng phòng phân quyền theo vai trò · hạn dùng |
- Máy chủ tại Việt Nam
Dữ liệu doanh nghiệp lưu trong nước
- Bản sao dự phòng
Ở nhà cung cấp thứ hai, chuyển ngay khi có sự cố
- Mã hoá đường truyền
HTTPS; token đăng nhập chỉ lưu bản băm
- Sao lưu hằng đêm
Kiểm tra toàn vẹn nhật ký mỗi ngày
CĂN CỨ
- Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025
- NĐ 13/2023/NĐ-CP
- Quy chế bảo mật nội bộ của công ty
08 · VAI TRÒ
Mỗi người được gì, giữ gì.
| Vai trò | ĐƯỢC HỖ TRỢ | GIỮ QUYỀN |
|---|---|---|
| Ban giám đốc GIÁM ĐỐC, PHÓ GIÁM ĐỐC | Tóm tắt 3 dòng, gợi ý hướng xử lý Duyệt, giao việc trên Zalo Bản tin sáng: quá hạn, chờ duyệt | Quyết định giá, chi, ký kết |
| Trưởng bộ phận KINH DOANH · KỸ THUẬT · KẾ TOÁN | Phân nhóm hộp Chưa xử lý Tự giao nhân viên theo bảng phòng Theo dõi việc của phòng | Bật quy tắc, duyệt giao việc |
| Nhân viên NGƯỜI TRỰC TIẾP XỬ LÝ | Bản nháp đúng mẫu công ty Danh sách số liệu cần điền Nhắc trước hạn 1 ngày | Sửa, hoàn thiện, trình duyệt |
| Hành chính, lễ tân TIẾP NHẬN, GỬI ĐI | Tự chuyển đến người phụ trách Tài liệu nghi mật được dừng lại Bớt việc đọc, chuyển tay | Vào sổ, gửi đi, lưu trữ |
| Quản trị hệ thống NGƯỜI QUẢN TRỊ CỦA CÔNG TY | Cấp mã, khoá tài khoản tức thì Cập nhật sơ đồ phân công Báo cáo tháng phục vụ nghiệm thu | Quản trị người dùng của công ty |
09 · TRIỂN KHAI
Năm giai đoạn, chạy song song trước khi dùng thật.
- GIAI ĐOẠN 1Chuẩn bị
phân công, tri thức
- GIAI ĐOẠN 2Kết nối
email, Zalo, phần mềm sẵn có
- GIAI ĐOẠN 3Chạy song song
đo độ chính xác
- GIAI ĐOẠN 4Dùng chính thức
bật tự động dần
- ĐỊNH KỲBáo cáo
hằng tháng
CÔNG TY CHUẨN BỊ
| Sơ đồ phân công | ai phụ trách việc gì |
| Danh sách nhân sự | họ tên, phòng, email |
| Một người quản trị | thường là trưởng hành chính hoặc IT |
| Quyền kết nối | email, Zalo OA, phần mềm đang dùng |
| 20–50 hồ sơ mẫu | đã che, kèm người xử lý |
| Văn bản đồng ý | về xử lý dữ liệu |
ĐO HIỆU QUẢ
- Tỷ lệ đề xuất được chấp nhận
- Thời gian từ khi nhận đến khi giao việc
- Số việc quá hạn
- Số nhân viên dùng hằng tuần
BƯỚC TIẾP THEO
Thí điểm tại một phòng ban trước.
Chạy song song với cách làm hiện tại, đo độ chính xác trên việc thật, rồi mới bật tự động.